Unternehmens- und Arbeitsordner

 

Entwurf von Mustertexten, April 1986

aus Anlass einer Revision bisheriger Ordner

 

 

Inhalt

I. Ordnung für Weisungen und Informationen

II. H-AG: Zuständigkeiten für Sachgebiete

III: Unternehmensordnung

Unternehmensordnung 6. Lohn, Ferien, Überstunden

Unternehmensordnung 7. Zusatzleistungen an das Personal

Hausordnung 2. Rauchverbot

Hausordnung 3: Arbeitsplatz

Hausordnung 6. Empfang und Telephonzentrale, Benützung von Kantinen und Sitzungszimmern

IV. Arbeitsordner

H-AG: Arbeitsordner mit Adressaten

Auftrag für den Betriebsleiter resp. Vorgesetzten:
Stellenbeschreibung

Auftrag für den Betriebsleiter resp. Vorgesetzten:

Zielsetzung und Massnahmenplanung, Budgetierung und Kontrolle

Auftrag für den Betriebsleiter resp. Vorgesetzten:

Organigramm und Organisatorisches

Auftrag für Personalwesen und Vorgesetzten:

Personelles

 

 

 

Mit der Zusammenlegung der bisherigen Ordner - "Weisungen und Dokumente H-AG“ - war auch die Sammlung und Sichtung bisheriger Direktionsbeschlüsse sowie weiterer Meldungen, Informationen und Vorschriften verbunden. Sämtliche Angaben wurden auf ihre Gültigkeit geprüft, an die gegenwärtigen Verhältnisse angepasst und bereinigt. Einige Lücken müssen freilich im Laufe der Zeit noch geschlossen werden.

 

Da sich somit alles Material auf dem aktuellen Stand der Dinge befindet, ist die Notwendigkeit für weitere Weisungen und Informationen nicht mehr so gross wie früher. Falls solche dennoch erforderlich sind, ist das Vorgehen folgendermassen:

 

1. Weisungsberechtigt sind die Mitglieder des Führungsteams und die Betriebsleiter. Ihre Weisungen und Informationen tragen die nachstehenden Bezeichnungen resp. Nummern:

 

Vorsitzender der Direktion               = DV

Product Management                       = 1

Verkauf                                               = 2

Distribution                                        = 3

Finanz- und Rechnungs-

wesen/ Administration                      = 4

Informatik                                           = 5

Personalwesen                                 = 6

Betriebsleiter                                     = BL

 

2. Sämtliche Weisungen und Informationen laufen über eine zentrale Stelle beim Vorsitzenden der Direktion. Dort werden sie geprüft, visiert, richtig numeriert und mit der genauen Empfängerkategorie versehen.

 

Ferner wird angegeben, ob es sich um eine neue, ergänzende Weisung/Information handelt oder welche Seite(n) dadurch ersetzt werden.

 

Es ist dafür Sorge zu tragen, dass die Weisungen/Informationen speditiv behandelt und rasch an die richtigen Empfänger weitergeleitet werden.

 

3. Die Empfänger:

 

• Dokumente welche in den Unternehmensordner gehören, erhalten alle Mitarbeiter.
• Angehörige des Kaders erhalten ferner sämtliche Weisungen und Informationen des Arbeitsordners sowie des Kostenstellen- und Inventarordners.
• Das Büro-, Verkaufs-, Betriebs- und Fahrpersonal erhält nur die für seine jeweiligen Aufgaben wichtigen Weisungen und Informationen, gemäss der beiliegenden Matrix.

 

4. Das Schema für die Gestaltung einer Weisung oder Information findet sich auf dem beiliegenden Blatt.

 

 

 

rot = im Folgenden mit Mustertexten beschrieben

 

Sachgebiete zuständig	Unternehmensordner	Arbeitsordner
Vorsitzender der Direktion (DV)	Unternehmensordnung: 1. Geleitwort 2. Leitbild 3. Organisation 4. Betriebsordnung 9. Beziehungen zu Kunden und Lieferanten   Hausordnung: 6. interne Dienste (z. T.)	1. Stellenbeschreibung (Weisung) 2. Organisation (Weisung) 3. Geschäftsreglement   Direktionsbeschlüsse   Fahrzeugbeschaffung und -wartung   Geschäftsgang,   Jahresbericht ferner: Inventarrichtlinien
Product Management (1)		Artikelstammwartung Aktionen Sortiment, Preise, etc.
Verkauf (2)	Hausordnung: 4. Betriebsbesichtigungen	Kontrakte, Offerten BC, Rayons, etc. Ausbildungsplan VB
Distribution (3)		Warenverschiebungen Fehlende Artikel, Leergut, etc. Tourenplan Ausbildung Fahrpersonal
Finanz- und Rechnungs-wesen /Administration (4)	Unternehmensordnung: 5. Büromaterial und -mobiliar 10. Kundendienstreglement	Sperrlisten, Kassen interne und andere Kunden, etc. ferner: Kostenstellen und Kostenplan
Informatik (5)		Lieferscheine Technisches, etc.
Personalwesen (6)	Unternehmensordnung: 6. Lohn, Ferien, Überstunden 7. Zusatzleistungen an das Personal 8. Spesenreglement Hausordnung: 1. Arbeitszeit, Pausen und Getränke 2. Rauchverbot 3. Arbeitsplatz 6. interne Dienste (z. T.) 8. Verzeichnisse Versicherungen	"Personelles" Qualifikation Ferienplanung Feiertagsliste Gratifikationsauszahlung Jahresplan, Betriebsanlässe
Betriebsleiter (BL)	Hausordnung: 5. Schliessplan 7. Sicherheit 9. Aufsicht 10. Parking	erstellen: Stellenbeschreibungen Zielsetzung und Massnahmenplanung, Budgetierung und Kontrolle Organigramm und Organisatorisches
Personalverein	Personalverein-Info

 

 

 

 

 

Unternehmensordnung 6. Lohn, Ferien, Überstunden

 

Für die Festsetzung des Lohnes sind die Mitglieder des Kaders verantwortlich (Führungsteam, Abteilungs- und Betriebsleiter), und zwar innerhalb des Lohnrahmens.

 

Die Auszahlung der Löhne erfolgt bargeldlos durch Gutschriften auf die Hausbank der H- AG, und zwar spätestens am 22. jedes Monats. Die Gratifikationsgutschriften werden der Hausbank spätestens am 12. Dezember jeden Jahres übergeben.

 

Überzeit darf nur in dringenden Fällen von den Mitgliedern des Kaders angeordnet werden. Das kann auch durch eine Rahmenbewilligung erfolgen, hat aber auf jeden Fall schriftlich zu geschehen. Nicht bewilligte Überzeit kann weder kompensiert noch ausbezahlt werden.

 

Alle Überstunden werden gemäss Art. 3.3 des Personalreglements grundsätzlich durch Freizeit kompensiert. Die Auszahlung in bar erfolgt nur in begründeten Ausnahmefällen. Hiefür ist das Visum des Vorsitzenden der Direktion nötig.

 

Ferien und Kompensation von Überstunden sind in der Regel bis zum Jahresende zu beziehen. Übertragungen von Ferien- und Überstundenguthaben sind durch die Leiter der Funktionsbereiche resp. die Betriebsleiter auf schriftlichen Antrag zu genehmigen.

 

Einzelheiten sind der Beilage zu entnehmen.

 

Unternehmensordnung 7. Zusatzleistungen an das Personal

 

a) Entschädigungen bei Dienstjubiläen, Pensionierung und Personalabbau

 

Bei Dienstjubiläen werden folgende Entschädigungen ausgerichtet:

10 Dienstjahre: Warengutschein von Fr. 200.-

15 Dienstjahre: Warengutschein von Fr. 500.-

20 Dienstjahre: 1 Monatslohn

25 Dienstjahre: Warengutschein von Fr. 200.-

30 Dienstjahre: Warengutschein von Fr. 200.-

35 Dienstjahre: Warengutschein von Fr. 200.-

40 Dienstjahre: 1 Monatslohn

 

Bei der Pensionierung wird dem Arbeitnehmer ein Bargeschenk von Fr. 100.- pro Dienstjahr ausgerichtet, im Minimum Fr. 500.-. Dazu erhält er eine Armbanduhr mit H-AG-Widmung.

Arbeitnehmer, welche wegen Personalabbau, Umstrukturierung oder Umorganisation von Seiten der H-AG gekündigt werden muss, erhalten ebenfalls eine Abgangsentschädigung in bar von Fr. 100.- pro Dienstjahr, mindestens aber Fr. 500.-.

 

Einzelregelungen sind vorbehalten.

 

b) Jahresschlusstreffen

 

- Jeweils an einem Wochentag in der Zeit zwischen Mitte Dezember und Weihnachten findet ein Jahresschlusstreffen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Hauptsitz sowie in den Betrieben statt.

- Das Treffen ist im Anschluss an die Arbeitszeit zu organisieren.

- Treffpunkt sind Arbeits- oder Aufenthaltsräume am Arbeitsdomizil.

- Die H-AG stellt Ware und Material zur Verfügung (zum Beispiel: Beinschinken zum Heissmachen, Kartoffelsalat, Wein und Orangensaft oder Henniez, Einweggeschirr).

- Bestellungen für Ware und Material sind rechtzeitig dem Product Management oder dem Personalchef aufzugeben.

- Allfällige weitere Kosten gehen zu Lasten der Organisatoren.

- Für die Organisation und Durchführung sind verantwortlich:
für den Hauptsitz der Personalchef mit dem Leiter des Product Managements für die Beschaffung von Ware und Material, für die Betriebe die Betriebsleiter.

- Der Selbstkostenbetrag pro Mitarbeiter ist auf Fr. 6.- begrenzt.

 

c) Warenbezüge

 

Dem H-AG-Personal - auch den Pensionierten - wird auf allen Warenbezügen aus dem Gastro-Sortiment (Getränke, Lebensmittel, Nonfood) der Mengenpreis gewährt.

 

Bestellungen haben ausschliesslich über den Telephonverkauf zu erfolgen, und zwar mindestens zwei volle Tage vor der Auslieferung.

 

Die bestellte Ware ist jeweils 16.00 bis 18.00 Uhr beim Rampenbüro abzuholen.

 

Hauslieferungen erfolgen nur für grössere Bezüge und müssen vom Leiter der Distribution genehmigt werden.

 

Die Zahlungen haben fristgerecht zu erfolgen. Von Mahnungen geht eine Kopie an den Personalchef. Bei weiterem Ausbleiben der Zahlung veranlasst er die Löschung des Kontos und informiert den betroffenen Mitarbeiter.

 

Konten austretender Mitarbeiter werden mit dem Austrittsdatum gesperrt. Ausgenommen sind Pensionierte und H-AG-Mitglieder.

 

d) Benützung von Geschäftsfahrzeugen

 

Für geschäftliche Fahrten ab Hauptsitz ist grundsätzlich eines der firmeneigenen Fahrzeuge zu verwenden. Nur wenn keines zur Verfügung steht, darf das Privatfahrzeug benützt werden.

 

Das benötigte Fahrzeug ist rechtzeitig beim Chef der Garage anzufordern.

 

Vor Antritt der Fahrt ist das Formular "Benützung von Geschäftsfahrzeugen" auszufüllen und beim Bezug des Schlüssels in der Garage abzugeben. Ohne ausgefülltes Formular werden keine Schlüssel ausgehändigt.

 

Nach der Fahrt sind die gefahrenen Kilometer mit den weiteren Angaben im Bordbuch, das sich im Fahrzeug befindet, einzutragen.

 

Bei Unfällen ist unverzüglich die Garage zu informieren.

 

An Privatfahrzeuge wird kein Benzin von H-AG-Tankstellen abgegeben. Auch die Wartung von Privatfahrzeugen in der Garage ist nicht statthaft.

 

e) Personalausbildung

 

Die Personalausbildung ist ein Element der Geschäftspolitik.

 

Die Ausbildungsbudgets der einzelnen Bereiche haben einerseits funktionsgerecht, anderseits unternehmenskonform zu sein.

 

Der Personalchef genehmigt diese Budgets unter obigen Aspekten.

 

Die Bereichsleiter sind für die Durchführung der bereichsspezifischen Ausbildung zuständig.

 

Für die Lehrlingsausbildung ist der Personalchef zuständig.

 

f) Beitrag an den Personalverein

 

Die H-AG unterstützt den Personalverein mit einem jährlichen Beitrag.

 

 

Hausordnung 2. Rauchverbot

 

Rauchen ist nur in den speziell bezeichneten Räumen und an Standorten, wo sich Aschenbecher befinden, gestattet.

 

In den Räumen mit Raucherlaubnis, wo mehrere Personen tätig sind, ist das Rauchen nur mit Zustimmung sämtlicher Betroffener gestattet.

 

Ausdrückliches Rauchverbot besteht in allen feuergefährdeten Räumen und überall dort, wo mit offener Ware (ohne feste Verpackung) gearbeitet wird:

 

Grundsätzlich gilt - ausser in besonders bezeichneten Räumen (z. B. Pausenraum, Garderobe) - striktes Rauchverbot.

 

 

Hausordnung 3. Arbeitsplatz

 

1. Die Mitarbeiter sind für die Ordnung an ihren Arbeitsplätzen verantwortlich. Wichtige Dokumente müssen unter Verschluss gehalten werden.

2. Am Abend sowie an den Wochenenden dürfen keine Akten und pendente Arbeiten auf den Pulten liegenbleiben, damit die Arbeiten des Reinigungspersonals nicht behindert werden.

3. Besuche von Nichtbetriebsangehörigen in den Büros sind nicht gestattet. Dafür sind die Sitzungszimmer zu benützen.

4. Fenster sind am Abend oder wenn ein Gewitter im Anzug ist zu schliessen.

5. Während der Arbeitszeit ist das Laufenlassen von Musik durch private Radioapparate (wie auch über die zentrale Lautsprecheranlage) in allen Betriebs- und Büroräumlichkeiten untersagt.

6. Die Pausen dürfen am Arbeitsplatz verbracht werden. Es soll darauf geachtet werden, dass keine leeren oder halbleeren Flaschen herumstehen.

7. Das Anbringen von Klebern auf den Telephonapparaten ist nicht gestattet.

8. Das Zubereiten warmer Getränke irgendwelcher Art in den Büros - mittels Tauchsiedern, Kaffeemaschinen, usw. - ist im Interesse einer sauberen Ordnung nicht erlaubt.

9. Wenn mehrere Personen in einem Büro arbeiten, ist darauf zu achten, dass sie nicht durch Gespräche gestört werden. Rauchen ist nur mit Zustimmung sämtlicher Betroffener gestattet.

 

 

Hausordnung 6.

Empfang und Telephonzentrale, Benützung von Kantinen und Sitzungszimmer

 

1. Abmeldung

 

a) Büro- und Verkaufspersonal

 

Wer das Haus während der Arbeitszeit verlässt, hat sich bei der Telephonzentrale (und beim Vorgesetzten) abzumelden. Dabei sind anzugeben:

a) wo erreichbar?

b) wie lange abwesend?

c) wer ist Stellvertreter?

 

Bei der Rückkehr hat sich der Mitarbeiter wieder zurückzumelden.

 

Wer über ein Suchgerät verfügt, übergibt es seinem Stellvertreter, dem nächsten Mitarbeiter oder der Telephonzentrale.

 

So lassen sich erfolglose Suchaktionen, Ärger des Kunden und interne Unruhe vermeiden.

 

b) Fahr- und Rüstpersonal

 

Chauffeure, Mitfahrer und Rüstpersonal haben sich bei den Disponenten ab- und zurückzumelden.

 

c) tageweise oder längere Abwesenheit

 

Abwesenheiten für einen ganzen Tag sowie für längere Zeiten sind ebenfalls, und zwar rechtzeitig, bei der Telephonzentrale sowie beim Vorgesetzten zu melden.

 

2. Anmeldung

 

Jeder Besucher - auch ehemalige Mitarbeiter - ist verpflichtet, sich beim Empfang (resp. der Telephonzentrale) zu melden. Der direkte Weg in die Büros oder andere Räumlichkeiten ist nicht gestattet.

 

3. Warenbezüge

 

Das H-AG-Personal sowie Kunden, die persönlich vorbeikommen, können ihre Bestellungen auch mündlich in der Telephonzentrale am Hauptsitz abgeben.

 

4. Benützung von Kantinen und Sitzungszimmern

 

Anfragen betreffs Benützung der Kantine für Anlässe irgendwelcher Art sind an den Personalchef zu richten.

 

Er erteilt die entsprechenden Bewilligungen nach Rücksprache mit dem Vorsitzenden der Direktion, führt einen Belegungsplan und ist besorgt für die Reinigung der Kantine nach Durchführung der bewilligten Anlässe.

 

Um bei der Belegung der beiden Sitzungszimmer Kollisionen zu vermeiden, ist eine rechtzeitige Anmeldung beim Direktionssekretariat vonnöten.

 

 

 

 

H-AG: Arbeitsordner mit Adressaten

 

Adressaten (Anzahl) Kapitel (Quelle)	Kader (25)	Büro-personal	Verkaufs-personal (60)	Betriebs-personal	Fahr-personal	andere
Stellenbeschreibung	Weisung und Muster	X	X	X	X	X
Organisation von Abteilung, Betrieb	X	X	X	X	X	X
Vorsitzender der Direktion (DV)	X
Product Management (1)	X	Büro PM
Verkauf (2)	X	alle Büros	X
Distribution (3)				X	X
Finanz- und Rechnungswesen/ Administration (4)	X	Büro F + R
Informatik (5)	X	Büro Informatik
Personalwesen (6)	X	X	X	X	X
Betriebsleiter (BL)		X	X	X	X
Kostenstellen/ -plan   Inventar	X   X

 

 

Auftrag für den Betriebsleiter resp. Vorgesetzten:

Stellenbeschreibung

 

1. Aufgabe = Verantwortung

 

Aus den Aufgaben eines Unternehmens, welche dieses gegenüber Dritten erfüllt, ergeben sich unzählige einzelne Aufgaben, welche durch die Mitarbeiter zu erfüllen sind. Hiefür setzen diese ihre Fähigkeiten und Kenntnisse im Rahmen bestimmter Befugnisse ein. Denn, wer Aufgaben übernimmt, übernimmt mit ihnen auch die Verantwortung, sie richtig zu lösen.

 

Es gibt keine Aufgabe, die nicht Verantwortung in sich schliesst. Man kann Verantwortung nicht ablehnen, weil man sich selbst oder die Mittel, die zur Verfügung stehen, für unzureichend hält. Wer sich um die Verantwortung drücken will, muss auch die Übernahme von Aufgaben ablehnen.

 

2. Kompetenzen = Befugnisse zur Erfüllung der Aufgaben

 

Für die Erfüllung von Aufgaben benötigt der Mitarbeiter bestimmte Kompetenzen. Das sind Befugnisse, manches zu bestimmen, zu entscheiden und zu tun.

 

Die Übernahme von Verantwortung ist dort am besten gewährleistet, wo Aufgaben und Kompetenzen einander entsprechen und zusammen ein Ganzes bilden.

 

Falsche Kompetenzzuteilung kann drei Gründe haben:

 

1. Der Vorgesetzte delegiert zuwenig Kompetenz; er will alles selber machen.

2. Ein Mitarbeiter eignet sich Kompetenzen anderer Mitarbeiter an; er gräbt ihnen das Wasser ab.

3. Einer Klärung der Kompetenzen wird ausgewichen; alles bleibt in der Schwebe.

 

Zur Vermeidung dieser Fehler sind klare Aufgaben- und Kompetenzzuschreibungen und -abgrenzungen nötig. Das geschieht durch die Stellenbeschreibung.

 

Stellenbeschreibungen verhindern, dass

1. durch zu enge Kompetenzen gewisse Aufgaben gar nicht erfüllt werden können,

2. es durch die Anmassung von Kompetenzen über die Aufgaben hinaus zu Reibereien zwischen Mitarbeitern oder Untergebenen und Vorgesetzten kommt,

3. durch unklare Kompetenzen Unsicherheiten entstehen, die zur Lähmung der betrieblichen Abläufe führen.

 

3. Delegation von Kompetenzen, aber nicht der Gesamtverantwortung

 

Die richtige Delegation von Kompetenzen ist für einen Vorgesetzten das beste Mittel

• sich von Routineangelegenheiten zu entlasten,
• Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen und
• das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter zu erhöhen.

 

Das führt zu einem besseren Arbeitseinsatz, zu einem guten Arbeitsklima und zu einer reibungslosen Zusammenarbeit.

 

Die Gesamtverantwortung für einen Bereich, einen Betrieb oder eine Abteilung kann freilich nicht delegiert werden. Sie bleibt beim Vorgesetzten. Das findet in der Bezeichnung "Kader" seinen Ausdruck. Die Kunst eines Kadermitgliedes besteht daher darin, seinen Mitarbeitern Teilaufgaben zu übertragen und entsprechende Kompetenzen zu delegieren, ohne die Gesamtverantwortung aus den Händen zu geben. Gelingt ihm dies, so kann der Vorgesetzte für seine Untergebenen einstehen und nach oben sowie nach aussen die
Verantwortung für ihre Entscheidungen und Handlungen übernehmen.

 

4. Stellenbeschreibungen = Verantwortungsbereiche

 

Die Stellenbeschreibung legt also für jede Stelle Aufgaben und Befugnisse, kurz die Verantwortungsbereiche für eine möglichst selbständige Ausführung der einzelnen Tätigkeiten fest. Die Qualifikation der Mitarbeiter erfolgt anhand der Stellenbeschreibung und weiterer Festlegungen.

 

Jeder Mitarbeiter hat ein Anrecht auf eine Stellenbeschreibung. Daher arbeitet jeder Vorgesetzte für seine jeweils direkten Untergebenen Stellenbeschreibungen aus.

 

• Für die Mitglieder des Führungsteams und die Betriebsleiter bestehen seit langem solche Stellenbeschreibungen unter dem Titel "Pflichtenhefte". Sie sind ä jour zu halten.
• Die Mitglieder des Führungsteams erstellen ebenfalls Stellenbeschreibungen für die einzelnen Abteilungsleiter sowie weitere einzelne Stelleninhaber.
• Die Betriebsleiter erstellen für ihre Mitarbeiter ebenfalls Stellenbeschreibungen.
• Für das Verkaufs-, Betriebs- und Fahrpersonal bestehen zum Teil standardisierte Stellenbeschreibungen, zum Teil ist ein einfaches allgemeines Formular auszufüllen.

 

5. Zusammenfassung

 

Die Stellenbeschreibung gibt grundsätzlich Auskunft über folgendes:

• Bereich
• Stellenbezeichnung und Stelleninhaber
• vorgesetzte Stelle und Stellvertretung
• Aufgaben mit Kompetenzen.

 

 

Auftrag für den Betriebsleiter resp. Vorgesetzten:

Zielsetzung und Massnahmenplanung, Budgetierung und Kontrolle

 

1. Allgemeines

 

Es sind nicht die Aufgaben, die den Mitarbeiter motivieren, sondern die Ziele. Hindernisse, Schwierigkeiten und Mängel werden viel eher überwunden, wenn der Tätige das Ziel klar vor Augen hat.

 

Daher erstellen die Vorgesetzten zusammen mit ihren direkt Untergebenen jedes Jahr eine Zielsetzung, verbunden mit einer Massnahmenplanung. Dazu gehören auch Budgetierung und Kontrolle. Nur anhand der Stellenbeschreibung und dieser Festlegungen kann eine gerechte Qualifikation erfolgen.

 

Das Formulieren von Zielen ist für manche Tätigkeiten recht ungewohnt. Häufig werden Ziele mit Aufgaben verwechselt. Dabei ist der Unterschied ganz einfach. Aufgaben geben an, was getan werden muss, Ziele geben an, warum es getan werden muss. Die Massnahmen beschreiben hernach das Wie.

 

Ist im gemeinsamen Gespräch bestimmt worden, warum überhaupt etwas getan werden muss, fällt es dem Mitarbeiter leichter, die zur Zielerreichung erforderlichen Aktivitäten auch zu unternehmen.

 

2. Zielsetzung

 

Ziele können quantitativer Art sein, z. B. bestimmte Beträge von Mengen, Umsätzen oder Marktanteilen.

 

Doch gibt es in vielen Bereichen auch qualitative Ziele, die sich nicht in Stückzahlen oder Franken ausdrücken lassen. Sie werden als Absichten bezeichnet, z. B. prompte und fehlerfreie Erledigung von Korrespondenzen, sorgfältiger Umgang mit Waren und sinnvolle Bereitstellung, termingerechte Lieferungen und Zufriedenheit der Kunden.

 

Im gemeinsamen Gespräch von Vorgesetztem und Mitarbeiter ist nicht nur zu klären, welche Ziele zu erreichen sind, sondern auch, ob sich der Mitarbeiter dies zutraut. Ziele dürfen hoch, müssen aber stets realistisch sein. Dasselbe gilt für die Absichten.

 

3. Massnahmenplanung

 

Ziele erreichen und Absichten verwirklichen kann man nur, indem man sich über die Massnahmen Gedanken macht. Daraus ergibt sich die Massnahmenplanung welche

• Aktivitäten,
• Verfahren und
• Mittel

zur Zielerreichung resp. zur Verwirklichung der Absichten festlegt.

 

4. Budgetierung

 

Bei der Budgetierung ist eine sprachliche und damit auch sachliche Präzisierung vonnöten.

 

1. Das Umsatzbudget gibt an, welche Umsätze erzielt werden sollen. Umsätze können in Artikel-Mengen, Verkaufsvolumen oder fakturierten Beträgen angegeben werden. Es handelt sich dabei um Zielgrössen.

2. Das Aufwandbudget dagegen gibt an, was für die Erreichung eines Zieles aufgewendet werden darf. Es kann Zeit oder finanzielle Mittel, Personal und Material betreffen.

 

5. Kontrolle

 

Grundsätzlich gilt: Kein Ziel und kein Aufwandbudget ohne Kontrolle. Daher müssen ebenfalls bestimmt werden:

• Art der Kontrolle (z. B. Selbstkontrolle, Kontrolle von oben, Stichproben)
• Zeitpunkt der Kontrollen (z. B. fixe oder nach bestimmten Etappen)
• Massnahmen bei Abweichungen (z. B. Korrekturen, Sanktionen).

 

Die Ergebniskontrolle ist mit Vorteil periodisch oder am Ende von grösseren Aufträgen durchzuführen. Zusammen mit der Ausführungskontrolle (Qualität der Arbeit, Einhaltung von Richtlinien und des Aufwandbudgets) kann sie Hinweise geben auf:

• Mängel in der Organisation (Struktur, Abläufe)
• Mängel bei Zielsetzung, Massnahmenplanung und Budgetierung,
• Schwächen und Stärken des Mitarbeiters mit entsprechenden Erfordernissen wie Förderung, Schulung oder Versetzung.

 

6. Zusammenfassung

 

Die Stellenbeschreibung - mit den Aufgaben und Kompetenzen - sowie die darauf bezogene Zielsetzung, Massnahmenplanung und Budgetierung samt Kontrolle geben dem Mitarbeiter Gewähr für viererlei:

 

1. Er weiss, was von ihm verlangt wird.

2. Er weiss, was er dafür tun muss und einsetzen darf.

3. Er weiss genau, was in der Qualifikation beurteilt wird.

4. Er muss nicht befürchten, dass andere Ereignisse oder Verhaltensweisen zur Beurteilung herangezogen werden.

 

 

Auftrag für den Betriebsleiter resp. Vorgesetzten:

Organigramm und Organisatorisches

 

Leistung und Qualität ebensosehr wie Flexibilität und Speditivität sind nur möglich, wenn jeder weiss, wo er steht und was er zu tun hat. Organisation ist nie Selbstzweck, sondern ein Hilfsmittel zur Vermeidung von Reibungsverlusten, Zeitverschwendung und Ärger - sei es intern oder im Verkehr mit der Aussenwelt. Eine möglichst einfache und klare Organisation, Arbeitsteilung und Kommunikation fördert Effizienz.

 

Zur Darstellung der Organisation eines Unternehmens werden Organigramme verwendet. Sie geben ein Bild der Aufgabenzuordnung sowie der Unterstellungsverhältnisse.

 

Auch für Abteilungen und Betriebe leisten Organigramme gute Orientierungshilfe. Daher sind Abteilungs- und Betriebsleiter angehalten, für ihre Verantwortungsbereiche Organigramme zu erstellen, die sämtliche ihrer Mitarbeiter umfassen und nach Sach- oder Aufgabenbereichen gruppieren.

 

 

Ferner ist auf einer Liste zusammenzustellen, wer betriebsintern wofür eine Unterschriftsberechtigung besitzt. Ein Muster liegt ebenfalls bei.

 

Im weiteren empfiehlt es sich:

• den routinemässigen Wochen- und Tagesablauf, in Stundenplänen und Präsenztabellen festzuhalten,
• kompliziertere Arbeitsabläufe in einem Schema oder in einer Tabelle festzulegen.

 

 

Auftrag für Personalwesen und Vorgesetzten:

Personelles

 

1. Verantwortung

 

Zuständig für sämtliche Personalanstellungen (ausser dem Kader) sind die Mitglieder des Kaders. Die Bewilligungen stehen jedoch nur den Mitgliedern des Führungsteams (den Funktionsbereichsleitern und dem Vorsitzenden der Direktion) zu.

 

Die Personalanstellung des Kaderpersonals erfolgt durch den Vorsitzenden der Direktion.

 

2. Personalfragen

 

Für die Personalanstellung in der Gesamtunternehmung besteht ein einheitliches System mit einem Leitweg. Es wird nur noch mit dem "grossen" Fragebogen gearbeitet. Der kleine Bogen gilt nur noch für interne, persönliche Abklärungen. Der Fragebogen muss vollständig (inkl. Lohn) ausgefüllt werden. Ohne das Visum des Vorgesetzten wird der Bogen in der Personalabteilung nicht erarbeitet. Bevor der Fragebogen abgeschickt wird, muss mit dem Vorgesetzten ein Vorgespräch stattgefunden haben und das mündliche o.k. eingeholt werden.

 

Der Leitweg sieht wie folgt aus:

 

1. Betriebsleiter resp. regionale Verkaufsleiter, Product Manager, Abteilungsleiter

2. Funktionsbereichsleiter

3. Vorsitzender der Direktion

4. Personalchef

5. Personalbüro.

 

Der Personalchef erstellt eine Kopie des Bogens zu Handen des Dossiers von 1. Diese muss alle Visa enthalten.

 

Die Personalfragebogen werden dem entsprechenden Empfänger persönlich zugestellt.

 

3. Personaldossiers

 

Die Ablage und Verwaltung der Personaldossiers (ausser des Kaders) erfolgt durch das Personalbüro. Die Personaldossiers des Kaders verwaltet der Vorsitzende der Direktion.

 

Jedes Kadermitglied kann die gewünschte Information für seinen Bereich beim Personalbüro anfordern. Es ist dafür verantwortlich, dass dieses sämtliche Unterlagen für das Personaldossier wieder erhält.

 

Im Personaldossier werden folgende Dokumente und Informationen abgelegt:

• Personalfragebogen
• Anstellungsverträge (Kopien)
• Löhne und Prämien
• Qualifikationen
• Mitarbeitergespräche (Aktennotizen)
• besondere Vorkommnisse (Meldungen)
• Abgangszeugnisse
• Verschiedenes.

 

Die Ablage für Personaldossiers ist immer abgeschlossen. Der Reserveschlüssel liegt beim Personalchef.

 

4. Lohnzahlungen an Aushilfskräfte

 

Lohnzahlungen an Aushilfen sind ebenfalls über die üblichen Lohnabrechnungen vorzunehmen. Die Zuteilung der Personalnummer erfolgt durch das Lohnbüro.

 

Nur im Falle, dass jemand nur einmal beschäftigt wird, kann die Lohnzahlung über "Unkosten" ohne Personalnummer erfolgen.

 

5. Arbeitszeugnis und -bescheinigung

 

Der Mitarbeiter kann jederzeit - während seiner Anstellung, beim Austritt oder auch später - ein Zeugnis verlangen. Es muss

• über Art und Dauer der Tätigkeit im Betrieb Auskunft geben und
• eine objektive Beurteilung der Leistung und des Verhaltensenthalten.

 

Wenn der Mitarbeiter mit dem Inhalt nicht einverstanden ist, kann er eine einfache Bescheinigung verlangen, aus der nur Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses hervorgeht.

 

Zeugnis oder Arbeitsbescheinigung werden von einem Kadermitglied erstellt.

 

Eine Kopie davon ist unverzüglich dem Personalchef zu Handen des Personaldossiers zuzustellen.

 

6. Qualifikation

 

Für die Leistungsbewertung (Qualifikation) besteht eine separate Weisung.

 

7. Lohnlisten

 

Jedes Kadermitglied erhält jährlich eine bereinigte Lohnliste.

 

8. Personalbestand

 

Jedes Kadermitglied erhält ferner die Zusammenstellungen über den Personalbestand.